Iedereen die betrokken is bij de alledaagse activiteiten omtrent vergaderingen en bijeenkomsten, krijgt een efficiënt gereedschap om alle reserveringen te verwerken. Dit systeem vereenvoudigd het werk van de organisatoren van de vergaderingen, facilitair management, boekhouding, receptie, etc. en verbeterd de communicatie tussen alle betrokkenen.

Pronestor Room is een flexibele oplossing die het beste is voor u, uw medewerkers en uw bedrijf. Met Pronestor Room heeft u een effectief en eenvoudig proces voor het boeken van vergaderzalen en andere middelen. De basis oplossing

De basis oplossing

De basis oplossing is het fundamentele element van Pronestor Room en bevat de 3 kernfuncties reserveren, beheren en Pronestor Analytics. De basis oplossing kan zonder uitbreidingen worden gebruikt en beidt een volledig operationeel reserveringssysteem.

De beheer functie

De beheer functie biedt via de webbrowser toegang tot het beheer van gebruikers, ruimten en middelen, reserveringen, rapportage en systeem instellingen. Alleen geselecteerde gebruikers met specifieke toestemming hebben toegang tot de beheer functie. Deze functie wordt meestal gebruikt door systeembeheerders en service diensten, zoals de kantine en facilitaire dienst.

De reservering functie

De reservering functie wordt gebruikt voor het reserveren en bestellen van bijvoorbeeld conferentiezalen en catering. De reservering functie is via een webbrowser toegankelijk. Normaal gesproken kunnen alle werknemers toegang krijgen tot de reservering functie en kunnen individueel hun eigen standaardinstellingen definiëren, zoals taal, vergadering type en herinneringsmails enz. Gebruikers kunnen vergaderruimtes en benodigde extras voor zichzelf reserveren. Geselecteerde gebruikers kunnen ook reserveren namens andere gebruikers, zoals de management assistent namens de directie.

Pronestor Analytics

Pronestor Analytics verschaft u inzicht in het gebruik van de te reserveren bedrijfsmiddelen en is daarmee een waardevol gereedschap om de gerelateerde kosten inzichtelijk te maken. Via de rapportage met interactieve grafieken en tabellen met betrekking tot reserveringspatroon en bezettingsgraad, kunt u het gebruik van uw ruimtes en andere bedrijfsmiddelen optimaliseren.

Additionele functionaliteit

Voeg de volgende functionaliteit toe om de oplossing op uw situatie af te stemmen Pronestor Room is een flexibele oplossing waarbij modules aan de basis oplossing toegevoegd kunnen worden. Deze modules kunnen los van elkaar aangeschaft worden maar wel gelijktijdig in de oplossing gebruikt worden.

Outlook module

De Outlook integratie maakt het mogelijk om het reserveren en bestellen via Pronestor Room als natuurlijk verlengstuk van de kalender functionaliteit te gebruiken. Plan uw vergaderingen als vanouds via Outlook en gebruik de Pronestor knop om de volledige functionaliteit van Pronestor Room te ontsluiten; reserveer de ruimte, de presentatie middelen en bestel de catering. Pronestor Room bewaakt alle reserveringen, ook als vergaderingen verplaatst, gekopieerd of geannuleerd worden. Deze module werkt met Microsoft Outlook 2007, 2010 en 2013.

User import

Met de user import module kunt u alle gebruikers in Pronestor Room direct koppelen en beheren vanuit Microsoft Active Directory (AD). De user import module kan omgaan met meerdere ADs en met ADs bestaande uit meerdere domeinen.

Data export

Met de Data Export module kunt u gegevens uit Pronestor Room exporteren en deze voor bijvoorbeeld de interne verrekening in uw financiële systeem of ERP-pakket in te lezen.

Multiple companies

Met de Multiple companies module kunnen verschillende bedrijven die gezamenlijke bedrijfsmiddelen delen, reserveringen doen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan bedrijfsverzamelgebouwen, waar vergaderruimtes gedeeld worden. Ook kunnen voor de verschillende bedrijven andere rechten ingesteld worden, zodat bedrijf A bijvoorbeeld alleen ruimten op de begane grond kan reserveren en bedrijf B geen toegang mogelijkheid heeft om bestellingen bij de catering te doen.

Bijzondere eigenschappen

Synchronisatie

Alle informatie wordt gesynchroniseerd meet en aangepast in Pronestor Room als er in de Outlook afspraak iets gewijzigd wordt. Dit betekend dat reserveringen voor vergaderruimte en apparatuur die in Pronestor Room zijn geboekt, de Outlook afspraak volgen.

Gecombineerde ruimtes reserveren

Combineer meerdere kleine vergaderruimtes tot een conferentie zaal voor evenementen met veel deelnemers. Of andersom, en deel de grote ruimte op tot meerdere deelgebieden. Met deze producteigenschap kunt u zelfs tot de individuele werkplek reserveren.

Voorbereidingstijd en nabehandeling

In de beheer module kunt u voor een ruimte voorbereidingstijd en nabehandelingstijd opnemen, al dan niet in combinatie met gereserveerde middelen.

Locaties en tijdzones

Deze eigenschap is relevant voor organisaties met meerdere locaties, zelfs als deze zich in verschillende tijdzones bevinden. Hierdoor wordt het makkelijker om bijeenkomsten over meerdere locaties op te zetten, zoals een video conference call tussen de hoofddirectie en het management van een aantal verkoopkantoren.

Pronestor product integratie

Pronestor Room en Pronestor Catering

Door de combinatie van Pronestor Room en Pronestor Catering ervaart u de geïntegreerde workflow van het reserveren van ruimtes, middelen en catering vanuit uw eigen kantine. Via de Outlook module worden de bestellingen aan de kantine gedaan en gekoppeld aan de afspraak.

Pronestor Room en Pronestor Visitor

Registreer bezoekers in Pronestor Room terwijl u de vergadering inplant. Vanuit Pronestor Room worden de bezoekers aangemeld in Pronestor Visitor. Zo is ook de receptie meteen op de hoogte en klaar voor de professionele ontvangst van uw bezoek.

Pronestor Room en Pronestor Display

Pronestor Room levert data voor Pronestor Display welke vergaderinformatie laat zien op digitale schermen in het bedrijf. Het creëert het perfecte overzicht van alle vergaderruimtes en hun actuele status.