Gemeente Gentofte vereenvoudigd de procedures

Pronestor Room & Catering maakt handmatige en tijdrovende procedures overbodig en levert de gemeente een tijdsbesparing van 86 uur per maand.

Uitdaging

Om 850 vergaderingen per maand en stijgend aantal hulpmiddelen te kunnen faciliteren en beheren, had de gemeente Gentofte een systeem nodig waarmee:

  • deze hulpmiddelen beheerd konden worden
  • men weer overzicht had
  • de procedures voor alle belanghebbenden bij het organiseren van bijeenkomsten, gestroomlijnd werden

Resultaat

Pronestor Room & Catering heeft gezorgd voor het gewenste complete overzicht en heeft betrouwbaarheid toegevoegd met betrekking tot de reserveringen, door fouten en dubbele reserveringen te voorkomen. Ook is de interne doorbelasting nu volledig geautomatiseerd. Door de procedures rond vergaderingen te vereenvoudigen, is de gemeente Gentofte 86 uur per maand minder kwijt, uitgesmeerd over alle betrokken personeel en afdelingen.

Pronestor Room & Catering bij gemeente Gentofte

Dubbele reserveringen van ruimtes of auto's, fouten bij de catering; het waren problemen waar de medewerkers van de gemeente Gentofte bijna dagelijks mee geconfronteerd werden. Met 500 medewerkers en 850 vergaderingen per maand, werd het voor de gemeente Gentofte noodzakelijk om een systeem te vinden waarmee de procedures voor de betrokkenen verbeterd werden en er gelijktijdig overzicht werd verschaft over de vergaderruimtes, catering mogelijkheden en beschikbare middelen als auto's, laptops en projectoren.

Zonder Pronestor Room & Catering moesten de organisatoren van bijeenkomsten met de hand ingevulde formulieren inleveren bij de kantine voor catering en bij de facilitaire dienst om presentatie middelen, auto's, etc. te reserveren. Vergaderruimtes werden via Outlook mee uitgenodigd voor de vergaderingen. Het gebrek aan overzicht over de vergaderruimtes, de dubbele reserveringen en andere fouten en het tijdrovende proces om catering en/of middelen te reserveren waren een bron van frustratie voor veel medewerkers. Bovendien ging er een hoop tijd verloren aan het omzetten van reserveringen als een vergadering werd verplaatst of geannuleerd.

Met Pronestor Room & Catering zijn alle middelen van het gemeentehuis in één systeem geconsolideerd. Van daar uit heeft de organisator van een vergadering compleet overzicht en is het eenvoudig om een vergadering te plannen, annuleren, verschuiven of te kopiëren, inclusief de ruimte, catering en middelen. Door de eenvoudigere procedure en het goede overzicht vanuit het systeem, werd het plannen van een bijeenkomst veel minder tijdrovend, afhankelijk van de omvang en aard van de bijeenkomst tot wel 20 minuten sneller.

Voor de kantine zorgde de oude procedure met handmatig ingevulde formulieren voor een extra administratieve belasting om een overzicht te houden over de dagelijkse productie, uitlevering en voor de doorbelasting. Bovendien werd veel tijd besteed aan dubbele reserveringen en verschuiving van vergaderingen, mede door de logistiek bij het opdienen en afruimen.
Ook de facilitaire dienst ondervonden gelijksoortige problemen en tijdverspilling bij reserveringen voor presentatiemiddelen en auto's. Ook het omzetten van de tafelopstelling, wat een tijdrovende klus is, zorgde vaak voor verwarring. De opdrachten voor de tafelopstelling werden vaak telefonisch doorgegeven en dan in de papieren agenda opgeschreven.

Geautomatiseerde processen is tijd besparen

De functionaliteit van Pronestor Room & Catering gaven zowel de facilitaire dienst als de kantine overzicht over de reserveringen en opdrachten, zodat de dagelijkse werkzaamheden makkelijker voorbereid en uitgevoerd kunnen worden.
De tijd die voorheen opging aan administratieve handelingen rond het verplaatsen van vergaderingen blijft nu bespaard. Ook is het automatisch inplannen van voorbereidingstijd voor de catering (opdienen/afruimen) en facilitaire dienst (wijzigen tafelopstelling) tussen de vergaderingen en enorme verbetering.
Uiteindelijk gaat veel minder tijd verloren en worden er minder fouten gemaakt, doordat het systeem aan de organisator van de bijeenkomst alle relevante gegevens vraagt, zoals bijvoorbeeld de plaats en tijd voor de levering van catering. Ook zijn dubbele reserveringen met Pronestor Room & Catering niet meer mogelijk.
Het resultaat voor de kantine is een dagelijkse tijdbesparing van 75 minuten en door de technische dienst wordt nu per dag minder tijd besteed aan vergaderingen, terwijl het aantal in beheer zijnde middelen en soorten werkzaamheden is toegenomen.

Binnen de gemeente Gentofte hebben alle afdelingen een eigen budget. De voor de doorbelasting relevante onkosten, zoals catering, worden vanuit Pronestor Room & Catering automatisch doorgestuurd naar het financiële systeem. Hierdoor wordt het aantal handelingen en uitzoekwerk voor de boekhouding sterk gereduceerd en is een extra tijdbesparing van 20 uur gerealiseerd.

Feiten

  • De gemeente Gentofte consolideert alles in één enkel systeem en bespaard daarmee 86 manuren per maand. Omgerekend naar een gemiddeld uurtarief van € 33,50 is dat een maandelijkse besparing van € 2881,00.
  • Organisatoren van bijeenkomsten zijn tot 20 minuten minder tijd kwijt aan het plannen van een bijeenkomst.
  • De kantine is minder tijd kwijt aan administratieve handelingen en heeft minder verkeerde leveringen, dus minder ergernis tussen medewerkers.
  • De financiële afdeling heeft de afhandeling van vergaderkosten geoptimaliseerd en bespaart zo 20 uur per maand.

Techniek

Voor Pronestor Room & Catering wordt gebruik gemaakt van Microsoft Internet Information Server en Microsoft SQL Server. Voor het vastleggen van een bijeenkomst wordt de Pronestor Room & Catering Outlook Add-in gebruikt, waardoor de agenda functie van Outlook en het reserveren van ruimtes, middelen en catering naadloos op elkaar aansluiten. Via de rapportage module van Pronestor Room & Catering hebben de kantine en facilitaire dienst compleet overzicht van de uit te voeren taken.